تمثل الفعالية بصفة عامة أحد أهم وسائل الاتصال الفاعلة وذات التأثير في حركة المنظمة والمجتمع، ويعتبر هذا النشاط الاتصالي من أهم الأنشطة التي تقوم بها الجهات المختلفة لتحقيق أهدافها ونشر رسالتها والأهداف المرجوة منها.لذلك تُشكِّل صناعة الفعاليات المختلفة عنصرًا رئيسًا من الاقتصاد القائم على المعرفة، بوصفها وسيلة لتطوير وتنشيط العديد من القطاعات التجارية والسياحية والاقتصادية والمجتمعات المهنية والأكاديمية.

من هنا، تبرز فكرة إقامة برنامج تدريبي احترافي ومهني لإعداد وتأهيل القائمين على عمليات التخطيط والإدارة للفعاليات، وذلك وفق إجراءات تعتمد على ضرورة التنظيم المبكر والمسبق لحفل افتتاح الفعاليات وحفل ختامها من خلال حجز مكان إقامة الفاعلية والإشراف على جميع الأعمال التي ستدور فيها، وهذا الأمر يستدعي الحاجة إلى عدد كبير من العمال ومصممي الديكور وغيرهم من الفنيين.

ومن الإجراءات أيضًا تحديد الفئات المدعوة والمستهدفة لحضور الفعاليات سواء كانوا أشخاص أو ممثلين لمؤسسات وشركات وإعلامهم بمواعيد الفعاليات من خلال وسائل التواصل المختلفة مثل هواتفهم أو مراسلتهم عبر البريد الالكتروني، بالإضافة إلى تحديد مواقيت ومواعيد الفعاليات حتى يتم إعلام الجمهور لتلك الفعاليات بها. ويمكن الإعلان عن تلك المواعيد من خلال المواقع الإلكترونية أو الصفحة الرسمية للفعالية أو من خلال وسائل وأجهزة الإعلام.

كما تتطلب الإجراءات أيضًا تنظيم برنامج متكامل يحتوي على كافة المواضيع المراد مناقشتها وعرضها من خلال الفعاليات. وتنقسم تلك المواضيع إلى مواضيع أساسية، وأخرى فرعية، بجانب ضرورة تحديد الممثلين الرسمين والمتحدثين للفعاليات، ويتم اختيارهم على حسب نوعية الفعاليات والمجال الخاص بها، فعلى سبيل المثال إذا كانت الفعاليات لمهرجان سينمائي سيكون ممثليه من الممثلين والإعلاميين المشهورين.

وتشمل الإجراءات كذلك، تحديد الهدف من إقامة الفعاليات سواء كانت ندوة أو مؤتمر أو معرض وعادة يكون ذلك الهدف هو شعار الفاعلية ويتم الإعلان عنه على وسائل التواصل الاجتماعي أو شبكات التلفزيون أو الوسائل الإعلامية الأخرى المعروفة.